OKULBİO MOBİL UYGULAMASI VE HURSOFT İNTERNET SİTESİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

Versiyon: 1.2
Son Güncelleme Tarihi: 30 Mart 2025

1. GİRİŞ: ROLLER VE SORUMLULUKLAR

Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, Hursoft Yazılım Güvenlik Sistemleri Limited Şirketi ("Hursoft" veya "Şirket") olarak sunduğumuz Okulbio Mobil Uygulaması (“Uygulama”) ve Hursoft İnternet Sitesi (https://hursoft.net - "Site") hizmetleri kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin süreçleri şeffaf bir şekilde açıklamak ve KVKK’dan doğan aydınlatma yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla hazırlanmıştır.

Okulbio Mobil Uygulaması, okulların öğrenci devam takip süreçlerini dijitalleştirmelerine ve bu kapsamda işledikleri bilgileri, yetkilendirdikleri velilerle güvenli bir platform üzerinden paylaşmalarına olanak tanıyan bir teknoloji çözümüdür.

Bu platformun işleyiş modeli gereği, kişisel verilerin korunması sorumluluğu farklı taraflar arasında dağılmaktadır. Bu rollerin ve sorumlulukların net bir şekilde anlaşılması, haklarınızın korunması ve doğru muhataba başvurulması açısından kritik öneme sahiptir:

Okul (Asıl ve Tek Veri Sorumlusu - Uygulama Kapsamındaki Veriler İçin)

Öğrencinizin kayıtlı olduğu Okul (Kurum), Uygulama aracılığıyla velilere sunulacak olan kişisel verilerin işlenmesinde tek ve asıl Veri Sorumlusudur. Bu kapsamda Okul;

• Öğrenciye ait kişisel verilerin (ad, soyad, sınıf vb.),
• Veliye ait kişisel verilerin (ad, soyad, Uygulama'ya giriş için kullanılacak cep telefonu numarası ve Okul tarafından oluşturulup veliye iletilecek şifre dahil),
• Okul personeline ait, verileri sisteme giren yetkili kişiye ilişkin bilgilerin,
• Öğrencinin okula giriş ve çıkış tarih/saatlerini içeren devam/devamsızlık bilgilerinin,
• Uygulama üzerinden velilere gönderilecek duyuruların içeriğinin,

hangi amaçlarla (eğitim-öğretim faaliyetlerinin yürütülmesi, öğrenci güvenliğinin takibi, yasal bildirimler, veli bilgilendirme vb.) ve hangi hukuki sebeplere (ilgili kanunlarda açıkça öngörülme, bir sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve özellikle velilerden alınacak geçerli, bilgilendirmeye dayalı, özgür iradeyle açıklanmış ve ispatlanabilir açık rıza vb.) dayanarak işleneceğini belirleyen ve bu işleme faaliyetinin her aşamasından münhasıran sorumlu olan taraftır.

Bu veriler, Okul tarafından yetkilendirilmiş personel aracılığıyla, Okul'un kendi fiziki kontrolünde bulunan bilgisayarlarda kurulu olan C:\HurOgds klasöründeki "Hursoft Öğrenci Devam Programı" isimli yerel yazılıma girilir.

Yerel yazılıma girilen verilerin doğruluğu, güncelliği, hukuka uygun olarak toplanması, işlenmesi için KVKK kapsamında geçerli bir hukuki sebebin (özellikle velilerden açık rıza alınması gereken durumlarda bu rızanın usulüne uygun olarak alınması ve ispatlanması dahil) bulunması ve verilerin güvenliğinin sağlanması tamamen ve münhasıran Okul'un sorumluluğundadır.

Okul tarafından Uygulama üzerinden gönderilen duyuruların içeriğinin doğruluğu, hukuka uygunluğu ve gönderim zamanlaması gibi tüm hususlar da yine Okul'un sorumluluğu altındadır.

Hursoft'un, Veri Sorumlusu olan Okul tarafından sağlanan veya Okul'un yerel sistemine girilen verilerin içeriğini, doğruluğunu, güncelliğini veya KVKK'ya uygunluğunu (örneğin, veliden gerekli açık rızanın alınıp alınmadığını) kontrol etme, teyit etme veya denetleme gibi bir yetkisi veya yükümlülüğü bulunmamaktadır. Bu konudaki tüm hukuki ve cezai sorumluluk Veri Sorumlusu sıfatıyla Okul'a aittir.

Hursoft (Veri İşleyen - Uygulama Kapsamındaki Veriler İçin / Sınırlı Durumlarda Veri Sorumlusu)

Hursoft, Okul'un yukarıda belirtilen Veri Sorumlusu sıfatıyla işlediği ve Okul'daki "Hursoft Öğrenci Devam Programı"na girdiği kişisel verileri, Okul ile arasındaki Yazılım Lisans Sözleşmesi ve yalnızca Okul'un talimatları çerçevesinde, Okul adına teknik olarak işler. Bu rolde Hursoft, Uygulama kapsamında işlenen öğrenci ve veli verileri bakımından KVKK uyarınca Veri İşleyen konumundadır.

Hursoft'un Veri İşleyen olarak teknik görevleri şunlardır:

• Okul'un yerel programından aktarılan verileri (Bölüm 2.1'de detaylandırılmıştır) Hursoft'a ait, Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde bulunan güvenli sunucularda barındırmak ve saklamak.
• Okul tarafından belirlenen Veli Cep Telefonu Numarası ve Şifresi ile Uygulama'ya giriş yapan yetkili velinin kimliğini doğrulamak ve yalnızca kendi öğrencisiyle ilgili devam bilgilerini ve okul duyurularını Uygulama arayüzü üzerinden teknik olarak görüntülenmesini sağlamak.
• Uygulama platformunun teknik altyapısının, siber güvenliğinin, çalışırlığının ve sürekliliğinin sağlanması için gerekli teknik tedbirleri almak.

Hursoft, Okul adına Veri İşleyen sıfatıyla hareket ederken, işlediği verilerin içeriğini, doğruluğunu, hukuka uygunluğunu veya Okul'un işleme amaçlarını belirlemez, değiştirmez, kontrol etmez ve bu konularda herhangi bir sorumluluk üstlenmez. Hursoft, yalnızca Okul'un talimatları doğrultusunda ve sözleşmesel yükümlülükleri kapsamında teknik hizmet sunar.

Hursoft, yalnızca aşağıdaki çok sınırlı durumlarda Veri Sorumlusu sıfatıyla kişisel verileri işleyebilir:

• Uygulama'nın veya Hursoft İnternet Sitesi'nin teknik işleyişi, performans analizi, siber güvenliğin sağlanması ve yasal yükümlülüklerin (örn. 5651 Sayılı Kanun gereği trafik bilgilerinin loglanması) yerine getirilmesi amacıyla işlenmesi zorunlu olan teknik veriler (IP adresi, erişim logları, cihaz bilgileri gibi - Bölüm 2.2'de detaylandırılmıştır).
• Kullanıcıların (veli veya okul yetkilisi), Uygulama veya Site'nin teknik sorunları veya işleyişiyle ilgili olarak doğrudan Hursoft'a (Okul'a değil) ilettikleri destek talepleri kapsamında işlenen iletişim ve talep verileri.

Bu Aydınlatma Metni, hem Hursoft'un Veri Sorumlusu olduğu yukarıdaki sınırlı durumları hem de asıl olarak Okul adına Veri İşleyen sıfatıyla yürüttüğü teknik faaliyetleri KVKK gerekliliklerine uygun olarak açıklamaktadır.

2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER, İŞLEME AMAÇLARI VE HUKUKİ SEBEPLER

2.1. Okul'un Veri Sorumluluğunda Olan ve Hursoft Tarafından Okul Adına (Veri İşleyen Sıfatıyla) Teknik Olarak İşlenen Veriler (Okulbio Mobil Uygulaması İçin)

Aşağıdaki tabloda listelenen kişisel veriler, tamamen Veri Sorumlusu olan Okul tarafından toplanmakta, Okul bünyesindeki yerel "Hursoft Öğrenci Devam Programı"na girilmekte ve Okul'un kendi belirlediği amaçlar ve hukuki sebeplerle işlenmektedir. Hursoft, bu verileri yalnızca Okul ile arasındaki sözleşme gereği, Okul adına, Okulbio Mobil Uygulaması hizmetini teknik olarak sunabilmek amacıyla Veri İşleyen sıfatıyla işlemektedir. Bu verilerin işlenmesinin KVKK'ya uygunluğunun (gerekli hukuki sebebin varlığı, özellikle geçerli açık rızaların alınması, verilerin doğruluğu ve güncelliği dahil) sağlanması tamamen Okul'un yükümlülüğündedir.

Hursoft'un Okul Adına Gerçekleştirdiği Teknik İşleme Faaliyetleri Özetle:

• Okul'daki yerel programdan yalnızca yukarıda listelenen sınırlı verilerin Hursoft'un Türkiye'deki sunucularına güvenli yöntemlerle aktarılması ve depolanması.
• Veli Cep Telefonu Numarası ve (hashlenmiş) Şifre kullanılarak Uygulama'ya giriş yapan velinin kimliğinin teknik olarak doğrulanması.
• Doğrulanan veliye, yalnızca Okul tarafından ilişkilendirilen kendi öğrenci(ler)sine ait devam bilgileri ve okul duyurularının Uygulama arayüzünde teknik olarak görüntülenmesinin sağlanması.
• Platformun teknik altyapısının, siber güvenliğinin ve kesintisiz çalışmasının sağlanması.

2.2. Hursoft'un Veri Sorumlusu Sıfatıyla İşlediği Veriler

Aşağıdaki durumlarda Hursoft, Veri Sorumlusu sıfatıyla ve kendi belirlediği amaçlar ve hukuki sebeplerle kişisel verilerinizi işlemektedir:

3. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Okul'un Veri Sorumluluğundaki Veriler (Bölüm 2.1'deki Veriler - Hursoft'un Veri İşleyen Rolü):

• Hursoft, Okul adına Veri İşleyen sıfatıyla Türkiye'deki sunucularında tuttuğu bu verileri, yalnızca hizmetin temel amacı olan Uygulama üzerinden Okul'un yetkilendirdiği veliye (ilgili öğrencinin velisine) teknik olarak göstermek amacıyla işler ve bu kapsamda bir aktarım gerçekleşir.
• Bunun dışında, Hursoft bu verileri kesinlikle Okul'un açık, yazılı ve hukuka uygun bir talimatı olmaksızın veya yasal bir zorunluluk (mahkeme kararı, savcılık talebi gibi hukuken bağlayıcı resmi talep) bulunmadıkça başka herhangi bir üçüncü kişi veya kuruma aktarmaz. Okul'un talimatı veya yasal zorunluluk halinde yapılacak aktarımlarda sorumluluk Veri Sorumlusu olan Okul'a aittir.
• Hursoft'un teknik altyapı hizmeti aldığı (örn. sunucu barındırma/hosting, veri merkezi) tedarikçilere, hizmetin sağlanması için zorunlu olan ve teknik gereklilikler çerçevesinde yapılan aktarımlar, Veri İşleyen sıfatıyla ve Okul adına, KVKK'ya uygun güvenlik tedbirleri (gizlilik sözleşmeleri, erişim yetki kısıtlamaları vb.) alınarak gerçekleştirilir. Bu tedarikçilerin verilere doğrudan erişimi yoktur veya minimum seviyede tutulur.

Hursoft'un Veri Sorumluluğundaki Veriler (Bölüm 2.2'deki Veriler):

• Teknik loglar veya doğrudan destek talebi bilgileri: Yasal bir uyuşmazlık veya soruşturma durumunda veya 5651 Sayılı Kanun gibi yasal yükümlülükler gereği yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (mahkemeler, savcılıklar, BTK vb.) hukuki talepleri üzerine aktarılabilir.
• Genel: Hursoft'un teknik altyapısını (sunucu, e-posta vb.) sağlayan tedarikçilere, hizmetin sürekliliği ve güvenliği için gerekli olan teknik veriler, KVKK uyumlu sözleşmeler ve güvenlik önlemleri çerçevesinde aktarılabilir.

Kişisel verileriniz, Hursoft tarafından Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde bulunan yüksek güvenlikli sunucularda saklanmakta olup, yurt dışına aktarılmamaktadır.

4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ

Kişisel verileriniz, KVKK ve ilgili diğer yasal mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre kadar muhafaza edilmektedir. Süre sonunda verileriniz otomatik veya manuel olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Okul'un Veri Sorumluluğundaki Veriler (Bölüm 2.1'deki Veriler):

• Öğrenci kimlik, veli kimlik/iletişim ve öğrenci devam bilgileri gibi Okul tarafından Uygulama'ya aktarılan ve Hursoft'un Veri İşleyen olarak Okul adına sakladığı verilerin saklanma süreleri münhasıran Veri Sorumlusu olan Okul tarafından belirlenir. Okul, bu süreleri kendi tabi olduğu yasal yükümlülükleri (örn. Milli Eğitim Bakanlığı mevzuatı, Özel Öğretim Kurumları Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu vb.) ve kendi kurumsal saklama ve imha politikaları doğrultusunda belirlemek ve yönetmekle yükümlüdür.
• Hursoft (Veri İşleyen olarak), bu verilerin saklanması konusunda yalnızca Okul'un belirlediği sürelere ve talimatlara uymakla yükümlüdür. Hursoft'un bu süreleri bağımsız olarak belirleme veya değiştirme yetkisi yoktur.
• Okul ile Hursoft arasındaki hizmet sözleşmesinin herhangi bir nedenle sona ermesi veya Okul'un verilerin silinmesi yönünde Hursoft'a geçerli ve yazılı bir talimat vermesi halinde, Hursoft uhdesindeki bu verileri KVKK'ya uygun yöntemlerle (güvenli silme, yok etme veya anonimleştirme) geri döndürülemez şekilde imha eder. Bu imha işlemi sonrasında verilere erişim mümkün olmaz.

Hursoft'un Veri Sorumluluğundaki Veriler (Bölüm 2.2'deki Veriler):

• Teknik İşlem Güvenliği Logları: 5651 Sayılı Kanun uyarınca trafik bilgileri (IP adresi, erişim zamanı vb.) yasal zorunluluk gereği 1 (bir) yıl süreyle saklanır. Diğer güvenlik logları ise Hursoft'un meşru menfaatleri (güvenlik analizi, sistem yönetimi, sorun giderme) için gerekli olan makul süreler boyunca, genellikle 6 ay ile 1 yıl arasında saklanır.
• Doğrudan Destek Talebi Verileri: Destek talebinin çözümlenmesini takiben, olası uyuşmazlıklarda ispat yükümlülüğü ve genel hukuki zamanaşımı süreleri (genellikle 2 yıl veya 10 yıl) göz önünde bulundurularak makul bir süre (genellikle 2 yıl) saklanır.

Saklama süresi dolan kişisel veriler, Hursoft'un belirlediği periyodik imha takvimine (genellikle 6 ayda bir) uygun olarak imha edilir.

5. İLGİLİ KİŞİ OLARAK HAKLARINIZ (KVKK MADDE 11) VE BAŞVURU USULÜ

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi olarak (“İlgili Kişi”), KVKK'nın 11. maddesi uyarınca sahip olduğunuz haklar şunlardır:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

AŞAĞIDAKİ SINIRLI KONULARDAKİ TALEPLERİNİZ İÇİN DOĞRUDAN HURSOFT'a Başvurabilirsiniz:

• Uygulama veya Hursoft İnternet Sitesi kullanımı sırasında Hursoft tarafından Veri Sorumlusu sıfatıyla otomatik olarak işlenen teknik işlem güvenliği verileri (kendi IP adresiniz, erişim loglarınız vb.) hakkında bilgi talep etme, silinmesini isteme (yasal saklama süreleri saklı kalmak kaydıyla).
• Uygulama veya Site'nin teknik işleyişiyle ilgili olarak doğrudan Hursoft'a (Okul'a değil) ilettiğiniz destek talepleriniz kapsamında paylaştığınız kişisel verilerinizle (iletişim bilgisi, talep içeriği) ilgili haklarınızı kullanma.

Başvuru Yöntemi (Hursoft'a Yapılacak Başvurular İçin):

Hursoft'un Veri Sorumlusu olduğu yukarıdaki konularla ilgili hak taleplerinizi, KVKK Madde 13 ve "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ"e uygun olarak aşağıdaki yöntemlerden biriyle Hursoft'a iletebilirsiniz:

1. Yazılı Olarak: Kimliğinizi tevsik edici belgelerle birlikte ıslak imzalı başvuru dilekçenizi Hursoft'un aşağıda belirtilen adresine şahsen teslim ederek veya noter aracılığıyla göndererek.
2. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile: Hursoft'un aşağıda belirtilen KEP adresine, KEP adresinizden güvenli elektronik imzalı olarak göndererek.
3. Güvenli Elektronik İmza / Mobil İmza ile: Hursoft'un aşağıda belirtilen kurumsal e-posta adresine (info@hursoft.net ), güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış bir e-posta göndererek.
4. Hursoft Sisteminde Kayıtlı E-posta ile: Daha önce Hursoft'a bildirdiğiniz ve sistemlerimizde kayıtlı olduğunu teyit ettiğiniz e-posta adresiniz üzerinden Hursoft'un kurumsal e-posta adresine (info@hursoft.net ) e-posta göndererek. (Bu yöntemin kullanılabilmesi için e-posta adresinizin sistemlerimizde kayıtlı olması gerekmektedir.)
5. Başvuru Formu ile: İnternet Sitemizde (https://hursoft.net) yer alan "KVKK Başvuru Formu"nu eksiksiz doldurup yukarıdaki yöntemlerden biriyle (örn. ıslak imzalı posta veya KEP) ileterek.

Başvurunuzda; adınız, soyadınız, T.C. Kimlik Numaranız (başvuru sahibinin Türk vatandaşı olması halinde), uyruğunuz ve pasaport numaranız/kimlik numaranız (yabancı uyruklu ise), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz, varsa bildirime esas elektronik posta adresiniz, telefon veya faks numaranız ve talep konunuzun açık ve anlaşılır bir şekilde belirtilmesi, talebinizi destekleyici bilgi ve belgelerin eklenmesi gerekmektedir.

Hursoft'a yapılan geçerli başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve talebin Hursoft'a ulaştığı tarihten itibaren en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde (örneğin, talebin karşılanması için CD, flash bellek gibi materyaller kullanılması veya posta masrafı oluşması), Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücretler talep edilebilir. Talebinizin reddedilmesi, yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hallerinde, KVKK Madde 14 uyarınca yasal yollara başvurma hakkınız saklıdır.

6. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ VE İLETİŞİM BİLGİLERİ

7. AYDINLATMA METNİNDEKİ DEĞİŞİKLİKLER

Hursoft, başta KVKK olmak üzere yürürlükteki yasal mevzuatta meydana gelen değişiklikler, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları veya Şirket'in kişisel veri işleme politika ve süreçlerindeki güncellemeler doğrultusunda bu Aydınlatma Metni'nde değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Aydınlatma Metni'nin en güncel versiyonuna ("Son Güncelleme Tarihi"ne dikkat ederek) her zaman Hursoft İnternet Sitesi (https://hursoft.net) veya Uygulama içerisindeki ilgili KVKK/Gizlilik bölümünden ulaşabilirsiniz. Yapılan önemli değişiklikler ayrıca uygun kanallarla (örn. Uygulama içi bildirim) duyurulabilir. Değişiklikler, yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer.