GİZLİLİK SÖZLEŞMESİ

Son Güncelleme Tarihi: 30.03.2025

1. GİRİŞ VE KAPSAM

Hursoft Yazılım Güvenlik Sistemleri Limited Şirketi ("Hursoft", "Şirketimiz", "biz") olarak, kişisel verilerinizin gizliliğine ve güvenliğine büyük önem veriyoruz. İşbu Gizlilik Politikası ("Politika"), Hursoft tarafından işletilen https://www.hursoft.net/ web sitesini ("Site") ziyaret edenler, sunduğumuz yazılım ürünlerini ("HURSOFT ÖĞRENCİ DEVAM TAKİP PROGRAMI" vb.) ve mobil uygulamaları ("HURSOFT OKULBİO MOBİL UYGULAMASI" vb.) (topluca "Hizmetler") kullanan müşterilerimiz (okullar, kurumlar - "Müşteri"), bu uygulamaları kullanan son kullanıcılar (veliler vb. - "Son Kullanıcı") ve bizimle iletişime geçen diğer ilgili kişilerin kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak nasıl toplandığını, işlendiğini, saklandığını, paylaşıldığını ve korunduğunu açıklaaktadır.

Bu Politika, Hursoft'un hem "Veri Sorumlusu" hem de "Veri İşleyen" sıfatıyla hareket ettiği durumları kapsar. Lütfen bu Politikayı dikkatlice okuyunuz.

2. TANIMLAR

Bu Politikada geçen aşağıdaki terimler, KVKK'da belirtilen anlamları ifade eder:

Kişisel Veri:

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Özel Nitelikli Kişisel Veri:

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Biyometrik Veri:

Parmak izi, yüz tanıma verisi gibi kişiye özgü fiziksel veya davranışsal özelliklere ilişkin Özel Nitelikli Kişisel Veriler.

Kişisel Verilerin İşlenmesi:

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Veri Sorumlusu:

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.

Veri İşleyen:

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

İlgili Kişi:

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi (örn. Site ziyaretçisi, Müşteri yetkilisi, Son Kullanıcı/Veli).

Açık Rıza:

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

3. HURSOFT'UN ROLLERİ (VERİ SORUMLUSU / VERİ İŞLEYEN)

Kişisel verilerin işlenmesinde Hursoft'un rolü, işlenen verinin türüne ve işleme faaliyetinin niteliğine göre değişiklik göstermektedir:

4. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER, İŞLEME AMAÇLARI VE HUKUKİ SEBEPLER

Hursoft'un Veri Sorumlusu sıfatıyla işlediği kişisel veriler, işleme amaçları ve hukuki sebepleri aşağıda belirtilmiştir:

• Teknik Veriler (IP Adresi, Log Kayıtları, Cihaz/Tarayıcı Bilgileri):
  • Amaçlar: Web sitesinin çalıştırılması, bilgi güvenliğinin sağlanması, sistem performansının analizi, teknik sorunların giderilmesi, yasal yükümlülüklerin (5651 Sayılı Kanun) yerine getirilmesi, kötüye kullanımın önlenmesi.
  • Hukuki Sebepler: KVKK Madde 5/2(a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi (5651), KVKK Madde 5/2(ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü, KVKK Madde 5/2(f) Meşru menfaat (güvenlik, hizmet kalitesi).
• İletişim Verileri (Ad, Soyad, E-posta, Telefon, Mesaj İçeriği - İletişim Formu/Destek):
  • Amaçlar: İletişim taleplerini yanıtlama, destek sağlama, sorunları çözme, geri bildirim alma, hizmet kalitesini artırma.
  • Hukuki Sebepler: KVKK Madde 5/2(f) Meşru menfaat (iletişim yönetimi, hizmet iyileştirme), KVKK Madde 5/2(c) Sözleşmenin kurulması veya ifası (destek hizmeti talebi).
• Müşteri İlişkileri Verileri (Yetkili Adı, Firma Unvanı, İletişim Bilgileri, Fatura/Ödeme Bilgileri):
  • Amaçlar: Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, hizmetlerin sağlanması, faturalama ve muhasebe işlemlerinin yapılması, müşteri ilişkilerinin yönetimi, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
  • Hukuki Sebepler: KVKK Madde 5/2(c) Sözleşmenin kurulması veya ifası, KVKK Madde 5/2(ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü (Vergi Usul Kanunu vb.), KVKK Madde 5/2(f) Meşru menfaat (iş ilişkisi yönetimi).
• Çerez Verileri:
  • Amaçlar: Sitenin işlevselliğini sağlama, kullanıcı deneyimini iyileştirme, site trafiğini analiz etme, (izin verilirse) pazarlama faaliyetleri yürütme. (Detaylar için Bkz. Madde 8 - Çerez Politikası).
  • Hukuki Sebepler: KVKK Madde 5/2(f) Meşru menfaat (zorunlu/işlevsel çerezler), KVKK Madde 5/1 Açık Rıza (analitik/pazarlama çerezleri).

Hursoft'un Veri İşleyen sıfatıyla Müşteri (Okul) adına işlediği verilerin işleme amaçları ve hukuki sebepleri ise tamamen Müşteri (Okul) tarafından belirlenir ve Müşteri'nin sorumluluğundadır.

5. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Hursoft, Veri Sorumlusu sıfatıyla topladığı kişisel verilerinizi, prensip olarak üçüncü kişilerle paylaşmaz. Ancak aşağıdaki durumlarda ve amaçlarla sınırlı olarak aktarım yapılabilir:

• Tedarikçiler ve İş Ortakları: Hizmetlerimizi sunabilmek için destek aldığımız altyapı sağlayıcıları (hosting, sunucu, e-posta vb.), teknik destek araçları, ödeme hizmeti sağlayıcıları (varsa) gibi iş ortaklarımıza, hizmetin gerektirdiği ölçüde ve gizlilik sözleşmeleri çerçevesinde aktarım yapılabilir.
• Yasal Zorunluluklar: Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının (mahkemeler, savcılıklar, bakanlıklar, BTK vb.) hukuka uygun talepleri doğrultusunda veya yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (örn. 5651 loglarının paylaşımı) aktarım yapılabilir.

Kişisel verileriniz Türkiye'de bulunan sunucularda saklanmakta olup, yurt dışına aktarılmamaktadır.

Hursoft'un Veri İşleyen sıfatıyla Müşteri (Okul) adına işlediği kişisel verilerin (Okulbio verileri vb.) üçüncü kişilere aktarımı ise tamamen Müşteri'nin (Okul'un) sorumluluğunda ve talimatları doğrultusunda gerçekleşir (örneğin, verilerin Mobil Uygulama üzerinden yetkili veliye gösterilmesi). Hursoft, bu verileri Okul'un izni veya yasal bir zorunluluk olmaksızın başka üçüncü taraflarla paylaşmaz.

6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ

Hursoft, Veri Sorumlusu sıfatıyla işlediği kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. Süreler belirlenirken aşağıdaki kriterler dikkate alınır:

• İlgili yasal mevzuatta verinin saklanması için öngörülen süreler (örn. 5651 Sayılı Kanun gereği trafik bilgileri için 1 yıl, ticari defter ve belgeler için TTK ve VUK uyarınca 10 yıl).
• Verinin işlenme amacının devam edip etmediği (örn. destek talebi çözümlenene kadar, ticari ilişki devam ettiği sürece).
• Hursoft'un meşru menfaatleri için gerekli olan makul süreler (örn. olası hukuki uyuşmazlıklar için zamanaşımı süreleri).

Saklama süresi dolan kişisel veriler, KVKK'ya uygun olarak periyodik imha politikalarımız çerçevesinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Hursoft'un Veri İşleyen sıfatıyla Müşteri (Okul) adına işlediği verilerin saklanma süreleri ise tamamen Müşteri (Okul) tarafından kendi yasal yükümlülükleri ve politikaları doğrultusunda belirlenir. Hursoft, bu konuda Müşteri'nin talimatlarına uyar ve sözleşme bitiminde veya Müşteri'nin talebi üzerine verileri güvenli bir şekilde imha eder.

7. VERİ GÜVENLİĞİ

Hursoft, Veri Sorumlusu sıfatıyla işlediği kişisel verilerin ve Veri İşleyen sıfatıyla Müşteri adına barındırdığı verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla KVKK Madde 12'ye uygun olarak gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu tedbirler, teknolojik imkanlar ve uygulama maliyeti de göz önünde bulundurularak, verilerin hukuka aykırı işlenmesini, erişilmesini önlemeyi ve muhafazasını sağlamayı hedefler. Başlıca tedbirlerimiz şunlardır:

• Ağ ve sistem güvenliği için güvenlik duvarları ve saldırı tespit/önleme sistemleri kullanılması.
• Veri aktarımlarında şifreleme yöntemleri (SSL/TLS vb.) kullanılması.
• Erişim yetki matrisleri ve rol tabanlı erişim kontrolleri uygulanması.
• Veri tabanı güvenliğinin sağlanması.
• Düzenli güvenlik taramaları ve sızma testleri yapılması (veya yaptırılması).
• Personelin veri güvenliği ve KVKK konusunda farkındalığının artırılmasına yönelik eğitimler.
• Gizlilik taahhütnameleri ve veri işleme sözleşmeleri.

Ancak, internet ortamında hiçbir sistemin %100 güvenli olmadığını ve veri güvenliği ihlali riskinin her zaman mevcut olduğunu belirtmek isteriz. Hursoft, makul tüm önlemleri almasına rağmen meydana gelebilecek ihlallerden kaynaklanan doğrudan veya dolaylı zararlardan sorumlu tutulamaz (yasal sorumluluklar saklıdır). Alıcıların/Kullanıcıların da kendi cihazlarının ve hesaplarının güvenliğini sağlamaları (güçlü şifreler kullanma, yazılımları güncel tutma vb.) önemlidir.

8. ÇEREZ POLİTİKASI

Web sitemizde (https://okulturnikesistemleri.com/) ziyaretçi deneyimini iyileştirmek, siteyi etkin bir şekilde çalıştırmak ve site kullanımını analiz etmek amacıyla çerezler (cookies) kullanılmaktadır. Çerezler, ziyaret ettiğiniz web siteleri tarafından tarayıcınıza veya cihazınıza yerleştirilen küçük metin dosyalarıdır.

Sitemizde kullanılan çerez türleri şunlar olabilir:

• Zorunlu Çerezler: Sitenin temel işlevlerinin (sayfalar arası gezinme, güvenli alanlara erişim vb.) çalışması için mutlaka gerekli olan çerezlerdir. Bu çerezler olmadan site düzgün çalışmaz ve genellikle onayınız alınmadan yerleştirilir.
• İşlevsel Çerezler: Dil tercihi, bölge seçimi gibi tercihlerinizi hatırlayarak size daha kişiselleştirilmiş bir deneyim sunmamızı sağlayan çerezlerdir.
• Analitik/Performans Çerezleri: Ziyaretçilerin siteyi nasıl kullandığı (hangi sayfaların ziyaret edildiği, sitede ne kadar süre kalındığı vb.) hakkında anonim bilgiler toplayarak site performansını ölçmemize ve iyileştirmemize yardımcı olan çerezlerdir (örn. Google Analytics).
• Pazarlama/Reklam Çerezleri (Varsa): İlgi alanlarınıza uygun reklamlar göstermek amacıyla kullanılan çerezlerdir. (Eğer bu tür çerezler kullanılıyorsa açıkça belirtilmeli ve mutlaka açık rıza alınmalıdır.)

Sitemizi ilk ziyaret ettiğinizde karşınıza çıkan çerez bilgilendirme bandı/paneli aracılığıyla, zorunlu çerezler dışındaki çerezlerin kullanımına izin verme veya reddetme tercihinizi belirleyebilirsiniz. Ayrıca, tarayıcınızın ayarlarından tüm çerezleri engellemeniz veya belirli çerezlere izin vermeniz mümkündür. Ancak zorunlu çerezleri engellemeniz durumunda sitemizin bazı bölümleri düzgün çalışmayabilir.

Çerezler aracılığıyla toplanan verilerin işlenmesinde hukuki sebep, zorunlu çerezler için KVKK Madde 5/2(f) (meşru menfaat), diğer çerezler için ise KVKK Madde 5/1 (Açık Rıza)'dır.

[İsteğe Bağlı: Daha detaylı bilgi için ayrı bir Çerez Politikası sayfası oluşturup buraya link verebilirsiniz: "Sitemizde kullanılan çerezler hakkında daha detaylı bilgi için lütfen [Çerez Politikası Sayfası Linki] adresindeki Çerez Politikamızı inceleyiniz."]

9. ÇOCUKLARIN GİZLİLİĞİ

Hizmetlerimiz (özellikle Okulbio Mobil Uygulaması ve Öğrenci Devam Takip Yazılımı), doğası gereği Müşterilerimiz (Okullar) tarafından çocuklara (öğrencilere) yönelik olarak kullanılmaktadır. Ancak bu durumda dahi, çocuklara ait kişisel verilerin **Veri Sorumlusu Okul'dur.** Hursoft, bu verileri yalnızca Okul adına ve talimatları doğrultusunda Veri İşleyen sıfatıyla işler.

Web sitemiz ve doğrudan sunduğumuz diğer hizmetler 18 yaşın altındaki çocuklara yönelik değildir ve bilerek çocuklardan kişisel veri toplamayız. Eğer 18 yaşın altındaysanız, lütfen web sitemizi veya hizmetlerimizi bir ebeveyn veya vasinizin gözetimi ve izni olmadan kullanmayınız ve bize kişisel bilgilerinizi göndermeyiniz. Bir çocuğun bize veli izni olmaksızın kişisel bilgi verdiğini öğrenirsek, bu bilgileri silmek için gerekli adımları atarız.

10. İLGİLİ KİŞİ HAKLARI (KVKK MADDE 11)

Kişisel verisi işlenen İlgili Kişi olarak, KVKK'nın 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Haklarınızı Nasıl Kullanabilirsiniz?

Yukarıda sayılan haklarınızı kullanmak için taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'de belirtilen yöntemlerle iletmeniz gerekmektedir. Talebinizin hangi verilerle ilgili olduğuna bağlı olarak başvurmanız gereken taraf değişir:

• Hursoft'un Veri Sorumlusu Olduğu Veriler İçin (Madde 3.1'de belirtilenler): Web sitesi kullanımı, iletişim/destek talepleri veya doğrudan Hursoft ile olan ticari ilişkiniz kapsamındaki kişisel verilerinizle ilgili talepleriniz için **doğrudan Hursoft'a** başvurabilirsiniz. Başvurularınızı aşağıdaki yöntemlerle yapabilirsiniz:
  • Yazılı olarak ıslak imzalı dilekçe ile Madde 13'teki adresimize posta yoluyla.
  • Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresimiz olan [Hursoft KEP Adresi] adresine KEP adresinizden.
  • Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış olarak [Hursoft KVKK E-posta Adresi, örn: kvkk@hursoft.net] adresimize e-posta ile.
  • Sistemlerimizde kayıtlı e-posta adresiniz varsa, bu adresten [Hursoft KVKK E-posta Adresi, örn: kvkk@hursoft.net] adresimize e-posta ile.
  • Web sitemizde bulunan "KVKK Başvuru Formu"nu doldurarak yukarıdaki yöntemlerden biriyle.
  Başvurunuzda kimliğinizi tevsik edici bilgilerin (Ad, Soyad, TCKN vb.), iletişim bilgilerinizin ve talebinizin açıkça belirtilmesi gerekmektedir. Talepleriniz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.
• Okul'un Veri Sorumlusu Olduğu Veriler İçin (Madde 3.2'de belirtilenler): Okulbio Mobil Uygulaması veya Öğrenci Devam Takip Yazılımı aracılığıyla işlenen çocuğunuza ait devam bilgileri, kendi veli bilgileriniz (Okul tarafından sisteme girilen), şifreniz veya Okul tarafından gönderilen duyurular gibi verilerle ilgili tüm talepleriniz için (bilgi alma, düzeltme, silme, açık rızayı geri çekme vb.) başvurmanız gereken merci, **Veri Sorumlusu olan çocuğunuzun kayıtlı olduğu Okul Müdürlüğü'dür.** Hursoft, bu veriler üzerinde Veri İşleyen olduğundan, Okul'un talimatı olmaksızın bu talepleri yanıtlama veya yerine getirme yetkisine sahip değildir.

11. DİĞER WEB SİTELERİNE BAĞLANTILAR

Web sitemiz, zaman zaman üçüncü taraf web sitelerine bağlantılar içerebilir. Bu bağlantılara tıklayarak diğer sitelere geçtiğinizde, o sitelerin kendi gizlilik politikaları geçerli olacaktır. Bu sitelerin gizlilik uygulamalarından veya içeriklerinden Hursoft sorumlu değildir. Başka bir siteyi ziyaret etmeden önce o sitenin gizlilik politikasını okumanızı öneririz.

12. POLİTİKA DEĞİŞİKLİKLERİ

Hursoft, yasal düzenlemeler, teknolojik gelişmeler veya iş süreçlerindeki değişiklikler nedeniyle bu Gizlilik Politikasını zaman zaman güncelleme hakkını saklı tutar. Politikada yapılan önemli değişiklikler web sitemizde duyurulacak ve Politikanın başındaki "Son Güncelleme Tarihi" değiştirilecektir. Politikayı düzenli olarak gözden geçirmeniz tavsiye edilir. Değişiklikler yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer.

13. İLETİŞİM

Bu Gizlilik Politikası veya kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili herhangi bir sorunuz, yorumunuz veya talebiniz varsa, Veri Sorumlusu sıfatıyla aşağıdaki iletişim bilgilerimizden bize ulaşabilirsiniz: